VNGR - Sr Project en procesbegeleider WISI

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

• verbeteren van de dienstverlening;

• een efficiënte en wendbare organisatie;

• anticiperen op de toekomst.

Over team WISI
VNG Realisatie wil de dienstverlening aan laten sluiten op de leefwereld van inwoners en hen hierbij zo veel mogelijk zelf de regie geven. Om dat voor elkaar te krijgen, hebben we moderne informatievoorziening nodig binnen het domein van werk, inkomen, schulden en inburgering. De informatiekundige visie Common Ground speelt hierbij een belangrijke rol.

Over het programmateam Werk & Inkomen, Inburgering Het programmateam W&I, I richt zich op de doorontwikkeling en subsidieprojecten van Werk & Inkomen en Inburgering – Realisatie Plateau 2 wat valt binnen het domein Bestaanszekerheid GGU-portfolio. Het programmateam bevat het projectteam gegevensdeling Werkdomein (o.a. VUM, UUP & HAI), Doorontwikkeling Inkomensdomein (o.a. GBI, VIM, LINK, PDR en PAD) en projectteam Uitvoering Wet Inburgering (Realisatie Plateau 2).

Omschrijving van de opdracht
Als project- en procesbegeleider binnen het programmateam WISI (gegevensdeling en implementatie) heb je overzicht op lopende activiteiten en draai je mee in de projectteams. Je geeft uitvoering aan de organisatorische en administratieve werkzaamheden van het programma en de individuele projecten. Dat betekent dat je de directe link naar de projectleiders bent, de processen bewaakt en de projectadministratie inricht, de kwaliteit van de plannen en rapportages bewaakt en zorgt voor de voortgangsbewaking. We verwachten hierbij een hoge mate van senioriteit gezien de samenwerking met de projectleiders, professionals in de diverse teams en de externe stakeholders.

Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s, ketenpartners en leveranciers. Je zorgt dat vragen snel, accuraat en consistent beantwoord worden.

Gegevensdeling tussen gemeenten en ketenpartners is jou niet vreemd en je hebt enige kennis van de projecten en betrokken stakeholders binnen het Werkdomein VUM (Verbeteren Uitwisseling Matchinggegevens), UUP (uitfaseren UWV Portaal) en de doorontwikkeling van gegevensdeling bij HAI (Hervorming arbeidsmarktinfrastructuur), Inkomensdomein en het project Inburgering RP2 (Realisatie Plateau 2)

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Ondersteuning programmamanager & projectleiders team WISI

• Zorgdragen voor een georganiseerde en efficiënte uitvoering van de projecten binnen de domeinen Werk & Inkomen, Inburgering: Bewaak en stimuleer een gestroomlijnde werkwijze voor projecten, met focus op de projecten VUM, UUP, HAI en RP2 en zorg ervoor dat processen en templates correct worden toegepast.

• Ondersteuning van de professionalisering binnen projectmanagement: Verbeter projectbeheersing door documenten en formats te herzien, de SharePoint-omgeving actueel te houden, en structurele verbeteringen door te voeren.

• Assisteren bij rapportages en projectvoorbereidingen: Houd toezicht op de datakwaliteit binnen de Portfolio- en Projectmanagementtool, controleer de volledigheid en actualiteit van projectgegevens, en geef ondersteuning bij de juiste dataverwerking.

• Coördineren van projectbijeenkomsten en werksessies: Organiseer en coördineer bijeenkomsten inclusief planning en het opzetten van overlegstructuren.

• Zorgdragen voor een inzichtelijk relatiebeheer: interne en externe stakeholders

• Beheer van projectdocumentatie: Draag zorg voor een effectieve indeling van de projectadministratie, binnen de gebruikte systemen van VNG, en adviseer over verbeteringen in de projectbeheersing.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau

• Minimaal 5 jaar ervaring als senior project-procesadviseur of officemanager met uitvoerende taken

• Minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdersmanagement/relatiebeheer/klantcontacten

• Kennis van de informatiekundige projecten van gemeenten op de domeinen Werk, Inkomen en Inburgering zoals in beschrijving benoemd (toelichten in motivering)

• Kennis van de betrokken stakeholders voor gegevensuitwisseling gemeenten binnen de genoemde projecten in de domeinen Werk & Inkomen, Inburgering en hun rollen (toelichten in motivering)

Wensen

• Werkervaring met stakeholdersmanagement /relatiebeheer, klantcontact en organiseren van bijeenkomsten

• Werkervaring met financiële administratie, inkoopbeleid, aanbestedingen, offerte trajecten

• Competenties Senioriteit en Initiatiefrijk zijn belangrijke competenties: Geef voorbeelden in motivatie uit de afgelopen 5 jaar (wordt ook getoetst in gesprekken)