Projectteam actualiseren Verwerkingsregister

Omschrijving van de opdracht
De Provincie Zuid Holland staat al geruime tijd onder verscherpt toezicht van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in verband met een intern datalek in ons IDMS systeem (Document Management Systeem). Met de AP is afgesproken dat wij het verwerkingsregister Privacy en het systemenregister op korte termijn actualiseren en volledig vullen. Om dit op korte termijn mogelijk te maken zijn wij een Task Force gestart. Het actualiseren van de beide registers vereist dat we alle processen en systemen van onze organisatie doorlopen en inventariseren op de aanwezigheid van privacy gevoelige gegevens. Wij doen dit door middel van gestructureerde interviews met proceseigenaren en medewerkers die kennis hebben van deze processen waaruit moet blijken welke verwerkingen (van privacy gevoelige informatie) in welk deelproces/systeem zich voordoen. Vervolgens wordt op basis van een pre-DPIA (Data Protection Impact Analyse) een eerste inschatting gemaakt van het risico van de verwerking (vanuit zowel Privacy oogpunt als mede vanuit (technische) Informatiebeveiligingsoogpunt). Na de pre-DPIA wordt de verwerking geadministreerd in het verwerkingsregister en het systemenregister. Wij schatten in dat de Task Force 7 weken nodig heeft om de registers te actualiseren.

Om deze task force te voorzien van voldoende capaciteit zijn wij op zoek naar een leverancier die in staat is om vanaf 10 februari de Task Force te bemensen met 6 extra adviseurs die de noodzakelijke werkzaamheden ter vulling van beide registers kunnen verrichten. Vanuit de eigen organisatie leveren wij additioneel 4 medewerkers die deelnemen aan deze task force. In totaal bestaat de Task Force dus uit 10 personen.

Op basis van het voorgaande is naast volledige beschikbaarheid van de personen ook van belang dat al deze personen aantoonbare ervaring hebben met het analyseren van processen en dat daarnaast een deel van het team aantoonbare (technische) ervaring heeft met (IT-)systemen om ook het systeemregister te kunnen vullen.

Eisen

• • Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaten zijn gedurende de periode van 10- 02-2025 tot 28-03-2025 beschikbaar tussen 32-36 uren per week voor de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en zijn flexibel inzetbaar. De kandidaten moeten op 10-02-2025 kunnen starten;

• Eis 2 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van alle kandidaten uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit ’ en toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld. NOOT apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in de beoordeling.

• Eis 3 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit ’. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;

• Eis 4 Vormvereiste Uurtarief: Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief ’ wordt ingevuld en apart bijgevoegd in tabblad “aanmelding” op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief ’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief.

• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het gemengde aangeboden uurtarief bedraagt in het ‘Invulformulier Uurtarief ’ minimaal € 100,00 en maximaal € 130,00 exclusief BTW (per kandidaat voor alle teamleden) inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis- , verblijf-, telefoon- en parkeerkosten en geldt voor het gehele aangeboden team (geen gedifferentieerd tarief);

• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit ’ blijkt minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaten aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen, cursussen, werkervaring) en zij beschikken over:

  • Eis 6.1 Minimaal een (1) afgeronde hbo of wo opleiding (voor iedere kandidaat);

  • Eis 6.2 Minimaal twee (2) jaar aantoonbare ervaring in het beschrijven en analyseren van processen en systemen (voor iedere kandidaat);

  • Eis 6.3 Aantoonbare kennis van het beschrijven en analyseren van processen, procesmethodieken en -tools (voor iedere kandidaat);

  • Eis 6.4 Kennis van en ervaring met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocessen. (Deze eis geldt voor minimaal 4 van de 6 aangeboden kandidaten);

  • Eis 6.5 Kennis van en ervaring met de technische kant van (IT-) systemen en informatieveiligheid. (Deze eis geldt voor minimaal 2 van de 6 aangeboden kandidaten);

  • Eis 6.6 Aantoonbare ervaring met Privacy(-projecten). (Deze eis geldt voor minimaal 4 van de 6 aangeboden kandidaten)

Gunningscriteria

• Mate waarin het team en de individuele teamleden aantoonbare werkervaring hebben in het beschrijven en analyseren van processen en systemen. Aan te tonen door een korte beschrijving van de projecten.

• Mate waarin het team en de individuele teamleden kennis van en ervaring hebben met het functioneren van openbaar bestuur en de daarmee samenhangende besluitvormingsprocess en.

• Mate waarin het team en de individuele teamleden kennis van en ervaring hebben met de technische kant van (IT-) systemen en informatieveiligheid. Aan te tonen door een korte omschrijving van de projecten

• Mate waarin het team en de individuele teamleden aantoonbare ervaring hebben met Privacy(-projecten). Aan te tonen door een korte beschrijving van de projecten