Teamleider administratie

Algemeen
Deze uitvraag bevat informatie over de minicompetitie voor het werven van tijdelijke inhuur, specifiek een 'Teamleider administratie' voor  Port of Amsterdam (hierna te noemen PoA).

PoA (circa 360 FTE/375 medewerkers) ontwikkelt, exploiteert en beheert de Amsterdamse havenregio. Daarnaast stimuleert het duurzame economische ontwikkeling in metropoolregio Amsterdam.

Zij heeft drie hoofdtaken:

1. optimalisatie van de dienstverlening en het vestigingsklimaat voor bedrijven in de havenregio. Daarbij richt PoA zich op bestaande klanten, het aantrekken van nieuwe ladingstromen en vestigingen en op marketing en promotie;

2. aanleg en onderhoud van de infrastructuur, vernieuwen van de haven en het beheer van het Amsterdamse havengebied Westpoort;

3. bevordering van een vlotte, veilige en milieuverantwoorde afwikkeling van het scheepvaartverkeer van 12 mijl buiten de kust bij IJmuiden tot aan de Oranjesluizen, onder meer door regelgeving en handhaving. Deze taak is door het Centraal Nautisch Beheer (CNB) bij PoA belegd.

Voor meer informatie over PoA kunt u op onze  website kijken: www.portofamsterdam.com.

Organisatie
Port of Amsterdam is de vierde haven van West-Europa en verantwoordelijk voor de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van de Amsterdamse havenregio. De haven van Amsterdam maakt deel uit van de grootste 'airport-seaport-city'-combinatie in Europa. Daarmee is het een belangrijke motor voor de regionale en nationale economie. Om de transitie van onze uitdagende doelen te realiseren moeten we scherpere keuzes maken, het voortouw nemen en willen we regisseur zijn van een toekomstige havenregio. Be part of a better Port is daarom onze slogan. Uiteraard blijven we samenwerken met andere partijen, maar vanaf nu willen we meer uitnodigen, meer daadkracht en lef tonen.

Afdeling en team
De afdeling Finance & Control bestaat uit 14 collega’s in de teams 'Financial control', 'Grootboek' inclusief projectadministratie en 'Verkoop'. Het team purchase to pay (waaronder crediteurenbeheer) is vanaf 2024 ondergebracht bij Procurement.
De afdeling is in transitie waarbij in 2024 een visiedocument is opgesteld en projecten zijn bepaald om deze transitie te volbrengen. Eén van de projecten is het samenvoegen van teams Grootboek en Verkoop tot 1 team administratie.
De overige projecten liggen veelal op het gebied van procesverbetering en - automatisering, samenwerking binnen het team en bedrijf en cultuur.

Wij zoeken een Teamleider administratie:

• voor 28-32 uur per week

• hbo werk- en denkniveau

• Startdatum: uiterlijk 1 juni 2025

• Duur inzet: periode van 6 maanden met maximaal 2x een optie tot verlengen met 6 maanden

• werkdagen op kantoor en thuis, i.i.g. de dinsdag als vaste kantoordag, verdere invulling nader af te stemmen

Opdracht
Momenteel hebben de teams Verkoop en Grootboek hun eigen teamleider. Eén teamleider is al langere tijd afwezig wegens ziekte, de ander gaat met pensioen.
De uitvoerende werkzaamheden zijn goed belegd binnen de teams en de wens is beide teams te laten aansturen door één teamleider.
De interim opdracht wordt op deze manier ook ingestoken.

Als teamleider:

• ben je verantwoordelijk voor de directe aansturing van de teams Verkoop en Grootboek (6 medewerkers en 1 werkstudent) ;

• bewaak je de continuïteit en kun je delegeren;

• geef je richting aan het team, coach je collega's en motiveer je hen in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling;

• spring je in op het moment dat er, mogelijk, gaten vallen in de uitvoering van werkzaamheden;

• rapporteer je aan het hoofd Finance & Control.

Daarnaast speel je als teamleider een rol in de professionalisering van de processen en producten van de afdeling. Hierbij ligt de nadruk op automatiseren en efficiënter inrichten van werkzaamheden. Op basis van je kennis en ervaring bekijk je of en hoe werkzaamheden anders kunnen worden ingericht.
Dit geldt ook voor de invulling van de rol van de teamleider zelf. De implementatie van deze verbeteringen zullen samen met het team worden geplot in een roadmap.

Competenties

• Financiële kennis - diepgaande kennis van financiële administratie, financiële processen en relevante wet- en regelgeving

• Leidinggevende vaardigheden - het team coachen, motiveren en begeleiden

• Samenwerken - goed functioneren binnen een team en samenwerken met andere afdelingen

• Initiatief nemen - kansen en knelpunten signaleren 

• Plannen en organiseren - taken en deadlines bewaken en prioriteiten stellen

• Digitale vaardigheden - ervaring met Exact Globe en Microsoft Excel

• Hands-on mentaliteit - waar nodig zelf taken oppakken binnen het team

Vereisten / knock-out criteria

1. Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

2. U dient bij deze vraag het cv van de aangeboden kandidaat te uploaden.
   Eisen aan het cv:

   • Maximaal 3 pagina's

   • Voorzien van minimaal 2 referenties

   • Opgesteld in de Nederlandse taal

3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een financiële of bedrijfsadministratieve functie.
   Geef dit hieronder aan en benoem dit duidelijk in het cv.

4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een aansturende/coördinerende rol.
   Geef dit hieronder aan en benoem dit duidelijk in het cv.

5. Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met projectadministratie.
   Geef dit hieronder aan en benoem het duidelijk in het cv.

6. Ruime en recente ervaring, met Exact Globe. Niet langer dan 2 jaar geleden.
   Geef dit hieronder aan en benoem dit duidelijk in het cv.

7. Ervaring met Microsoft Excel op gevorderd niveau. Draaitabellen maken, verticaal zoeken, gegevensanalyses.
   Geef dit hieronder aan en benoem dit duidelijk in het cv.

8. Uiterlijk 1 juni 2025 beschikbaar voor minimaal 28 uur per week.

Gunningscriteria
Er moet een formulier ingevuld worden waarin de kandidaat antwoord geeft op onderstaande vragen:

1. De teams ‘Verkoop’ en ‘Grootboek’ zullen voor het eerst worden aangestuurd door 1 teamleider. Ondanks dat de werkzaamheden in beginsel niet veranderen zal wel meer gewerkt moeten worden vanuit de gedachte van 1 team.
   Geef hieronder aan op welke wijze u het punt van samenwerken binnen 1 team zou aanpakken.
   15 punten

2. De rol van teamleider als ‘meewerkend voorman’ verandert naar een meer sturende rol. Als gevolg hiervan en doordat er ook thuis wordt gewerkt (50/50) is er meer afstand tot de inhoudelijke prestaties van de teamleden.
   Wat zijn uw ervaringen en/of ideeën bij de veranderende invulling van deze rol. Beschrijf hierbij hoe u grip houdt op voortgang van werkzaamheden.
   15 punten

3. Vanuit evaluatie van werkzaamheden en processen moeten knelpunten worden gesignaleerd en vertaald worden naar concrete verbeteracties.
   Deel hieronder uw ervaringen met dergelijke verbetertrajecten en welke concrete stappen u hierin zou benoemen.
   15 punten

4. Om de veranderende invulling van de rol van teamleider op langere termijn vast in te kunnen vullen, is een toekomstvisie op deze rol nodig.
   Beschrijf welke bijdrage u kunt leveren aan het bepalen van de visie op deze rol en hoe u dit zou aanpakken.
   15 punten

5. Binnen PoA start een traject voor persoonlijke ontwikkeling en leiderschap.
   Geef hieronder aan hoe u teamleden zou motiveren om zichzelf te ontwikkelen, zowel op inhoud als op gedrag.
   15 punten

6. Uurtarief puntenverdeling
   Voor de toe te kennen punten voor het onderdeel prijs verwijzen wij u naar de tariefbeoordeling in de bijlage. Het uitgangspunt is als volgt:

   • bij een uurtarief van €75,00 krijgt u 25 punten

   • bij een uurtarief van €95,00 en hoger krijgt u geen punten