Managementassistent

Managementassistent
Periode: Van 9-9-2024 voor 6 maanden met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 68 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld
Je komt te werken bij de afdeling Vergunning Toezicht en Handhaving (VTH). De afdeling zorgt ervoor dat zoveel mogelijk Utrechters en bezoekers de regels naleven. Dat doen we voor een leefbare en veilige stad. Ons werk in de openbare ruimte en in de 'bebouwde omgeving' (bij bedrijven en particulieren) is heel breed. Denk aan toezicht en handhaving op alcohol, drugs en prostitutie, huisjesmelkers, milieu-inspectie, evenementenvergunningen, de voorbereidingen voor de Omgevingswet en handhavingsacties in de wijken. Op deze manier dragen wij ons steentje bij aan een stad die gezond en aantrekkelijk is.

VTH kent drie afdelingen met een eigen secretariaat, die 3 secretariaten vormen samen het Officemanagement van VTH.

Je taken zijn:
Het Officemanagement VTH is op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar we op kunnen bouwen, die graag naar kantoor komt voor haar werk.
Ben jij de nieuwe collega die zich niet laat afschrikken door onderstaande werkzaamheden en werkzaamheden welke niet worden genoemd maar waar toch ad hoc om kan worden verzocht?

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:

• Je de secretariaatsmailbox beheert en verzoeken zelfstandig afhandelt. Je samen met collegas zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden;

• Je afdelings- en/of management-overleggen notuleert en afspraken bewaakt;

• Je ook de administratieve zaken, zoals o.a. het aanmaken van een bestelling en een zaaknummer aanmaken in het zaaksysteem (post), oppakt.

• Proactief de agenda en soms ook de mailbox van de teamleiders beheert;

• Je proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleert en zorgt voor opvolging;

• Je bijeenkomsten organiseert en vergaderzalen reserveert;

• Je ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat de Outlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;

• Je HRM-ondersteunende taken oppakt voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;

Jij bent:

• Jij bent de gastvrouw/-heer van de afdeling. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creeer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

• Je beschikt over een afgeronde secretariele opleiding op MBO plus. Of heb je ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;

• Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Office 365) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;

• Je hebt ervaring met het werken in teamverband;

• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Je kunt op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collegas en klanten communiceren;

• Je hebt goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel management- als uitvoerend niveau.

Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.
Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd.
Je kunt snel schakelen en denkt mee.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op donderdag 8 augustus. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.