Directiesecretaris VTH / teamleider officemanagement

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig!

Leiderschap tonen, verbinding creëren en koers houden in een dynamische omgeving — dat is waar jij energie van krijgt. Als teamleider officemanagement geef je richting aan een team dat het management ontzorgt en de organisatie draaiende houdt.
Je bent tevens de rechterhand voor de directeur en het MT en spil in de samenwerking binnen VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving). Een functie waarin jouw inzicht, daadkracht en oog voor mensen samenkomen om écht iets te betekenen: voor je collega's én voor Utrecht. Ben jij op zoek naar een afwisselende en dynamische functie, lees dan snel verder!

Opdrachtomschrijving (de taken):

Je geeft leiding aan team Officemanagement (10 medewerkers).
Als teamleider officemanagement speel je een cruciale rol bij het leiden van het team officemanagement. Je bent de drijvende kracht achter voortdurende verbeteringen binnen het team en geeft op een directe, coachende en ondersteunende manier leiding. Het creëren van een positieve werkcultuur en een stimulerende werkomgeving staat centraal in jouw rol. Je moedigt niet alleen de individuele groei van medewerkers aan, maar ook de ontwikkeling van het team als geheel. Dit bereik je onder andere door het voeren van constructieve FIT-gesprekken en bilaterale overleggen vJe werkt nauw samen met de afdelingsmanager en zorgt voor een integrale aanpak en afstemming met andere teams binnen VTH.

Als directiesecretaris ben je het centrale aanspreekpunt voor het management en hét gezicht van het organisatieonderdeel Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Je coördineert tactische en strategische vraagstukken binnen de organisatie en houdt toezicht op de voortgang. Je bent onderdeel van het MT-VTH en verzorgt de agenda en actie- en besluitenlijst van het wekelijks overleg. Als sparringpartner van het managementteam en de directeur VTH ben je in staat om vragen en opdrachten te coördineren, uit te zetten en te bewaken wat bijdraagt aan een soepele bedrijfsvoering.

• Minimaal HBO werk en denk niveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende, bij voorkeur meer jaren.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau, bij voorkeur meer jaren.

Competenties

• Analytisch vermogen: Je kunt op een tactisch niveau hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Dit houdt in dat je in staat bent om complexe situaties te ontleden in begrijpelijke delen, relevante informatie te identificeren en verbanden te leggen tussen verschillende factoren. Je neemt verschillende perspectieven in overweging om tot goed doordachte beslissingen te komen.
• Plannen en organiseren: Je geeft prioriteit aan taken op basis van urgentie en maakt optimaal gebruik van beschikbare tijd om taken uit te voeren. Je bent systematisch en gestructureerd in het aanpakken van taken en projecten en communiceert duidelijk over verwachtingen.
• Bestuurlijk sensitief: Je bent je bewust van de belangen en posities van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en toont begrip voor besluitvormingsprocessen binnen de organisatie. Ook kan je informatie en voorstellen presenteren op een manier die aansluiten bij de (politiek) bestuurlijke context.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:

Gesprekken zijn gepland in de week van 1 december. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Hybride werken: dit is mogelijk, maar je wordt geacht om (in ieder geval) ongeveer 3 dagen per week op kantoor te zijn.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.