Programmamanager huisvesting gemeente Maastricht

Omschrijving van de opdracht
De gemeente Maastricht heeft een aantal kantoorgebouwen in en rondom de stad. Hoofdlocatie is kantoorgebouw Mosae Forum, dat stamt uit 2006. De inrichting van het gebouw is sinds die tijd, in de basis, niet meer aangepast. Dat geldt zowel voor de kantooromgeving als het publiek toegankelijk gebied. Op dit pand ligt de initiële focus voor een herinrichting. De kantooromgeving past niet meer bij de manier waarop we binnen de gemeente Maastricht willen werken, en ook de publieke zone is aan vernieuwing toe. Mogelijk volgen hierna, conform dezelfde uitgangspunten, de herinrichtingen van andere (flexibele) kantoren, of delen daarvan.

Randwycksingel 22 is het op één na grootste kantoorgebouw van de gemeente Maastricht waar ambtenaren gehuisvest zijn. Op deze locatie is ook de publieke functie van Domein Sociaal gehuisvest. Mogelijk zal deze locatie binnen enkele jaren worden afgestoten. Het grootste deel van de medewerkers zal dan gehuisvest worden in Mosae Forum evenals de publieke taken die momenteel worden uitgevoerd op locatie Randwycksingel. Besluitvorming hierover zal de komende maanden plaatsvinden.

Het ontwikkelen van een visie document gericht op de herinrichting van de kantooromgeving is reeds in gang gezet. Hiervoor is een externe partij ingehuurd. Parallel hieraan willen we de visie op de dienstverlening aan burgers vormgeven.

Wanneer beide visie documenten gereed zijn, werken we toe naar de ontwerpfase. Belangrijk is dat de diverse projecten goed op elkaar worden afgestemd om te komen tot een integraal ontwerp voor zowel de publieke omgeving als de kantooromgeving.

Wij zijn op zoek naar een programmamanager die vanuit een overkoepelende positie vorm en leiding geeft aan de totale projectinrichting en organisatie (incl. governance structuur) m.b.t. de herinrichting van locatie Mosae Forum waarbij de volgende sub-projecten (opeenvolgend) worden uitgevoerd;

1. Het samen met de betrokken afdelingen (publieke dienstverlening (PD), dienstverlening Domein Sociaal (DS) en Maastricht International Center (MIC)) vaststellen van een gezamenlijke visie op dienstverlening welke de basis is/het uitgangspunt is voor alle te nemen besluiten m.b.t. tot aanpassing van de publieke omgeving in de kantoorpanden van de gemeente Maastricht.
2. Vanuit deze visie op dienstverlening keuzes maken voor de inrichting van de publieke ruimtes binnen Mosae Forum waarbij afstemming met alle betrokken partijen cruciaal is om te komen tot een gedragen inrichtingsconcept.
3. In de ontwerpfase komen tot een integraal ontwerp voor zowel de kantooromgeving als de publieke omgeving. De programma manager heeft hierin de taak om overkoepelend te coördineren.
4. In de uitvoeringsfase zullen diverse projectteams worden geformeerd, onder leiding van (interne of externe) projectleiders. De programmamanager heeft de taak om overkoepelend te coördineren, stuurt de projectleiders aan, zorgt voor juiste en tijdige communicatie en draagt zorg voor interne afstemming en besluitvorming.

Er wordt uitgegaan van een inzet van 24 uur per week op werkdagen van maandag t/m vrijdag (nader af te stemmen met opdrachtgever). De inzet van 24 uur per week is een indicatie die naargelang de behoefte per week kan fluctueren. Facturatie zal geschieden op basis van nacalculatie, van de daadwerkelijk gemaakte uren eenmaal per maand (urenstaat overleggen ter akkoord aan de gemeente Maastricht alvorens te facturen). Er mag, zonder voorafgaand akkoord vanuit opdrachtgever, niet meer dan 24 uur per week worden gedeclareerd. Overuren worden niet vergoed en maken deel uit van het geoffreerde tarief.

Van de kandidaat wordt een frequente fysieke aanwezigheid op kantoor van de gemeente Maastricht verwacht. Overleggen vinden veelal fysiek plaats op het gemeentekantoor van de gemeente Maastricht, maar kunnen, in overleg, ook digitaal plaatsvinden. Ook dient de kandidaat rekening te houden met mogelijke locatiewisselingen tussen Mosae Forum en Randwycksingel. Kilometer- en parkeerkosten ten aanzien van locatiewisselingen dienen verdisconteerd te zijn in de inschrijfprijs en worden niet separaat vergoed. Er kan, indien beschikbaar, gebruik worden gemaakt van leenfietsen.

Functieprofiel kandidaat
Er mag één kandidaat worden aangeboden en er mogen ook meerdere kandidaten worden aangeboden. Iedere kandidaat wordt apart beoordeeld op de knock-out en gunningscriteria. De opdracht wordt gegund aan één kandidaat. Het is niet mogelijk deze opdracht met meerdere kandidaten in te vullen.

Functieprofiel Projectleider

• Opleiding: de kandidaat heeft minimaal een opleiding afgerond op hbo-niveau middels het behalen van een diploma.

• Kennis: de kandidaat heeft kennis van fysieke en digitale werkplekconcepten, hospitality-concepten, verandermanagement, smartbuildings, duurzaamheid en governance structuren.

• Ervaring: gelet op het belang van de opdracht, die een gemeentebrede impact heeft, is de opdrachtgever op zoek naar een ervaren expert die onder tijdsdruk resultaten kan realiseren. De specifieke ervaring waar opdrachtgever naar op zoek is, is opgenomen in hoofdstuk 5.

• Competenties: resultaatgericht, verbindend, organisatiesensitief, proactief, positief kritisch en daadkrachtig.