Consultant Optimalisatie samenwerking in Teams en SharePoint (AI26-1635)

Binnen de organisatie bestaan knelpunten in het gebruik van Microsoft Teams en de onderliggende SharePoint-omgevingen. Teams wordt veel gebruikt als vervanging van de netwerkschijf, terwijl de principes van modern samenwerken niet eenduidig zijn ingericht en toegepast. 

Dit leidt tot problemen bij samenwerking, documentbeheer, versiebeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Ook ontbreken afspraken over eigenaarschap, governance en beheer. 

Doel van de opdracht  

Het doel is dat medewerkers SharePoint en Teams op een eenduidige manier gebruiken, passend bij de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving.  

Inzicht in gebruik en knelpunten 

• Overzicht van gebruikersgroepen en hun behoeften 

• Analyse van huidig gebruik van SharePoint en Teams 

• Overzicht van belangrijkste knelpunten bij gebruik en adoptie 

Aanpak voor verbetering van gebruik 

• Plan met concrete maatregelen om het gebruik van SharePoint en Teams te verbeteren 

• Uitwerking van fasen en prioriteiten 

• Set bruikbare middelen, waaronder:  

• korte werkinstructies 

• voorbeeldscenario’s voor samenwerken en documentbeheer 

• communicatiemiddelen voor interne verspreiding 

Toepassing in de praktijk 

• Opzet en uitvoering van sessies waarin de voorgestelde werkwijze wordt toegepast 

• Uitwerking van praktijksituaties (zoals samenwerken in teams en documentbeheer in SharePoint) 

• Voorstellen om ongewenste werkwijzen af te bouwen en gewenste werkwijzen te versterken 

Borging en vervolg 

• Voorstel voor meetpunten om gebruik en voortgang te volgen 

• Rapportage met bevindingen en aandachtspunten 

• Advies over vervolgstappen en borging binnen de organisatie 

De opdracht is tijdelijk en gericht op het opleveren van bovengenoemde resultaten. 

Duur en omvang 

• Tijdelijke opdracht (1 jaar met optie tot verlenging van 2 x 3 maanden) 

• Flexibele inzet, afhankelijk van de fase van de adoptie 

• Geen verplichting tot exclusiviteit 

De opdracht betreft een resultaatverplichting. De opdrachtnemer organiseert het werk zelfstandig, maakt eigen vakinhoudelijke keuzes en draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de resultaten in beide fasen van de opdracht.

De opdrachtnemer beschikt over: 

• Aantoonbare ervaring met adoptie van Microsoft 365 (SharePoint/Teams) 

• Ervaring met veranderkunde en gebruikersadoptie binnen organisaties 

• Vermogen om zelfstandig adoptiestrategieën te ontwikkelen én uit te voeren 

• Ervaring binnen gemeentelijke of publieke organisaties (pré) 

Competenties:

Als consultant breng je mee:

• Veranderkundig vermogen. Gebruikers meenemen in nieuwe werkwijze. 
• Analytisch vermogen, knelpunten en behoefte van de gebruikers analyseren. 
• Goede schriftelijke vaardigheden ten behoeve van de verschillende doelgroepen.
• Overtuigingskracht, met een goede mondelinge communicatie vaardigheden 
• Flexibel en zelfstandig

Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Referentie

Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

VOG

VOG Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de extern ingehuurde professional een e-mail met een link waarmee hij/zij de aanvraag voor een VOG kan afronden.