Uitvraag Subsidiebureau Regio Deal Sierteeltregio

Opdrachtomschrijving

De gemeente Alphen aan den Rijn is als kassier verantwoordelijk voor een rechtmatige, transparante en doelmatige uitvoering van de subsidieregeling Regio Deal Sierteeltregio en de verantwoording richting het Rijk. Ter versterking van de gemeentelijke organisatie wenst de gemeente via een Europese openbare aanbesteding één opdrachtnemer te contracteren voor de levering van 4 medewerkers (totaal 2.150 uur) voor de bemensing van het subsidiebureau in de periode januari 2026 tot juli 2030.
Hiertoe richt zij een tijdelijk, dienstverlenend en adviserend subsidiebureau in, dat rechtmatig, controleerbaar en efficiënt subsidies verstrekt volgens de gestelde uitgangspunten van het convenant Regio Deal Sierteelt Regio en de bijbehorende Samenwerkingsovereenkomst.

Beschrijving van de werkzaamheden

Subsidiecoördinator

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden.

• Bewaken van rechtmatigheid en kwaliteit.

• Adviseren van subsidieaanvragers.

• Kwaliteitscontrole en procesbewaking.

Subsidiebeoordelaars 2x:

• Beoordelen van aanvragen, rapportages en verantwoordingen.

• Toetsen aan ASV en subsidieregelingen.

• Opstellen van beschikkingen.

• Communicatie met aanvragers.

Subsidiejurist

• ad hoc advies geven over juridische vraagstukken en vraagstukken rondom staatssteun.

Vereisten/ knock-outcriteria

• Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten.
• Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding, voor alle kandidaten;
• Een offerte met uitwerking van de werkzaamheden;
• De subsidiecoördinator uit het team heeft aantoonbare werkervaring als subsidiecoördinator in opdracht van of binnen een gemeente;
• De subsidiebeoordelaars hebben minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het beoordelen van subsidieaanvragen;
• De subsidiejurist heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als jurist met subsidie- en staatssteunrecht, duidelijk weergeven in het cv;
• Bij aanvang opdracht dient een verwerkersovereenkomst te worden afgesloten tussen de gemeente Alphen aan den Rijn en opdrachtnemer;

Wensen

• De subsidiecoördinator uit het team heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als subsidiecoördinator in de afgelopen 7 jaar met het adviseren van subsidieaanvragers (30 punten)
• De subsidiebeoordelaars hebben minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het beoordelen van subsidieaanvragen rapportages en verantwoordingen en het opstellen van beschikkingen binnen een gemeente (20 punten)
• De subsidiebeoordelaars hebben minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met directe communicatie met subsidieaanvragers binnen een gemeente (25 punten)
• De subsidiejurist heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het adviseren over juridische vraagstukken en vraagstukken rondom staatssteun (25 punten)

Competenties

Voor medewerkers van een subsidiebureau die aanvragen toetsen, processen bewaken, beschikkingen afgeven en verantwoording verzorgen, is een combinatie nodig van inhoudelijke, procesmatige, analytische en communicatieve competenties. Hieronder de meest relevante competenties, logisch geordend en toegelicht.

1. Juridische en beleidsmatige competenties

Subsidie- en bestuursrechtelijke kennis

• Kennis van de Awb, subsidieregelingen en relevante beleidskaders
• Inzicht in rechten en plichten van subsidiegever en -ontvanger
• Correct kunnen toepassen van regels bij toetsing, vaststelling en terugvordering

Regelinterpretatie

• Regelingen correct uitleggen en consistent toepassen
• Omgaan met grijze gebieden en precedentwerking
• Afwegingen goed kunnen onderbouwen

2. Analytische en toetsingsvaardigheden

Beoordelingsvermogen

• Subsidieaanvragen inhoudelijk, financieel en juridisch kunnen toetsen
• Kunnen beoordelen of doelen, activiteiten en kosten logisch en subsidiabel zijn

Risicoanalyse

• Signaleren van risico’s (financieel, juridisch, uitvoerbaarheid)
• Proportioneel omgaan met controle- en verantwoordingslast

Financieel inzicht

• Begrotingen, dekkingsplannen en verantwoordingen kunnen beoordelen
• Inzicht in subsidiabele vs. niet-subsidiabele kosten

3. Proces- en kwaliteitsbewaking

Procesbewustzijn

• Overzicht houden over het volledige subsidieproces: aanvraag ? beschikking ? uitvoering ? vaststelling
• Termijnen bewaken en voldoen aan wettelijke beslistermijnen

Zorgvuldigheid en nauwkeurigheid

• Correct en volledig vastleggen van besluiten
• Dossiervorming op orde houden (audit-proof werken)

Kwaliteitsgerichtheid

• Consistent en uniform werken
• Leren van bezwaar-, beroep- en accountantsbevindingen

4. Communicatieve competenties

Schriftelijke vaardigheden

• Heldere, juridisch correcte beschikkingen en brieven opstellen
• Motiveringen duidelijk en begrijpelijk formuleren

Mondelinge communicatie

• Aanvragers professioneel te woord staan
• Uitleg geven over regels en besluiten, ook bij afwijzingen of terugvorderingen

Omgevingssensitiviteit

• Inzicht in belangen van aanvragers, bestuur en organisatie
• Spanningsveld kunnen hanteren tussen servicegerichtheid en rechtmatigheid

5. Bestuurlijke en politieke sensitiviteit

Bestuurlijk bewustzijn

• Weten wanneer een kwestie politiek of bestuurlijk gevoelig is
• Consequenties van besluiten kunnen overzien

Integriteit en onafhankelijkheid

• Objectief en zorgvuldig handelen
• Weerbaar zijn tegen druk van buitenaf

6. Organisatorische en persoonlijke competenties

Plannen en organiseren

• Meerdere dossiers tegelijk kunnen managen
• Prioriteiten stellen binnen piekbelasting

Stressbestendigheid

• Omgaan met deadlines, bezwaarprocedures en werkdruk

Samenwerkingsvaardigheden

• Afstemming met beleidsmedewerkers, juristen, financiën en bestuur
• Constructief samenwerken binnen ketens

De kerncompetenties voor een medewerker subsidiebureau zijn:
Analytisch sterk – juridisch zorgvuldig – procesmatig betrouwbaar – communicatief helder – bestuurlijk sensitief

Organisatie

Beoordeling

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de offertes/inschrijvingen die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste inschrijvingen worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige offertes worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende offertes voldoen aan het bovengenoemde profiel. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De offertes dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde inschrijvingen op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de offerte die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige inschrijvingen worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in week 8. De projectleider/ teamvertegenwoordiger die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 16 februari 2026 bericht. Overige projectleider/ teamvertegenwoordigers ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: tot 1 juli 2030

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 4 medewerkers

Overig algemeen:

Overige informatie

• De opdrachtgever kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Alle medewerkers, welke aan de opdracht werken dienen een geldige VOG te kunnen overleggen.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop (deze mag niet ouder zijn dan 2021)
• Stemt bij gunning in met een verwerkersovereenkomst.