Functioneel Beheerder Zaaksysteem

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
Door een tekort aan capaciteit binnen functioneel beheer van het zaaksysteem, stagneren sommige projecten binnen de gemeente De Bilt. De stagnatie zit vooral in het invoeren van vastgestelde procesverbeteringen in het zaaksysteem van XXLLNC. Het doel van de tijdelijke functie is het afronden van een aantal gemeentelijke projecten op het gebied van:

• Het doorvoeren van al vastgestelde procesverbeteringen in zaaksysteem

• Het optimaliseren van processen én het doorvoeren van de optimalisaties in zaaksysteem

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare kennis van het zaaksysteem van XXLLNC (omschrijf duidelijk in het cv hoe deze kennis is opgedaan);
2. Aantoonbare werkervaring met het (technisch) doorvoeren van procesverbeteringen in het zaaksysteem van XXLLNC (omschrijf duidelijk in het cv);
3. Afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Omschrijf minimaal 1 opdracht die je hebt gedaan met betrekking tot het zaaksysteem van XXLLNC (in kaart brengen, bouwen en begeleiden proces); (40 punten)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau op het gebied van procesoptimalisatie/ICT; (25 punten)
6. Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2024 voor 24 uur per week; (20 punten)
7. Maximum uurtarief van € 65,00 exclusief BTW / inclusief fee Flextender en reiskosten woon-werk. (15 punten)

Competenties

• Je bent in staat zelfstandig de werkzaamheden uit te voeren en je weg te vinden in de gemeentelijke organisatie;

• Je neemt initiatief, bent nauwkeurig en hebt een positieve instelling;

• Je hebt gevoel voor politieke- en bestuurlijke belangen en verhoudingen;

• Je bent communicatief vaardig en kunt snel tot de essentie van de boodschap komen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee externe partij
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 10 oktober 2024 tussen 10.00 en 15.00 uur of vrijdag 11 oktober 2024 tussen 09.00 tot 12.00 uur.  De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 9 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de zzp'er

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.